こんにちは、やましろうです。
「要約力」を高めることで、「情報の整理や処理」、「コミュニケーションの能力」が高まります。
そうすることで、仕事の効率や生産性があがり、相手に分かりやすく話を伝えることができます。
「9割捨てて10倍伝わる要約力」を読んでその方法が分かりやすく、参考になったのでいくつか紹介したいと思います。
はじめに
著者の山口 拓朗氏によると「要約力」とは、情報のポイントをつかみ、場面に応じて、簡潔かつ論理的にアウトプットする能力のことだといっています。
「要約力」の高い人たちには、ある共通点があり、それは、人に何かを伝えるときには「情報の9割を捨てている」とのことです。
「9割捨てて10倍伝わる要約力」では、「要約力」を高める方法がステップごとに書いています。
スピード社会で要約は必須のスキル
今の世の中、価値観や常識、働き方や生き方など、変化するスピードがとても速くなっています。
「要約力」を鍛えることで、めまぐるしく変化する「社会の動き」にもついていくことができるようになります。
そのためには、情報を的確にすばやく要約することが必要になります。
「要約力」が高い人は、情報を的確に把握しており、そのつど「何を」「どの程度」「どの順番」で話せばいいかがわかっています。
究極の要約とは「死んでもこれだけは言っておく！」
著者の山口 拓朗氏によると、究極の要約とは「死んでもこれだけは言っておく！」を見つけることだといっています。
このことを明確にしておくことで、ムダな話や余計な情報がなくなり、相手が理解しやすくなります。
要約の3つのステップ
要約は「情報収集」、「情報整理」、「情報伝達」の3ステップをつかうことで、分かりやすくなります。
- ステップ1、情報収集
まず必要な情報を集めます。情報の必要性を見極めながら、情報収集をしていくことが大切になります。
- ステップ2、情報整理
次に、集めた情報をグループ分けします。情報の必要性を見極めたうえで、グループ分けし、情報に優先順位をつけます。
- ステップ3、情報伝達
「情報伝達」のステップで大事なことは、伝える情報の絞り込みです。そのためには情報の9割をすてる必要があります。
「何を伝えるか」だけでなく「何を伝えないか」を決めることが大切になります。
要約を伝える「相手」と「目的」を明確にすること
「目的」を明確にすることで、脳は必要な情報を「収集」して「整理」してくれます。そうすることで、必要なことがわかります。
要約して伝えるときには、「伝える相手」を明確にすることも大切になります。
「刺さる言葉」「響く言葉」というのは、伝える相手を明確にすることで、生み出すことができます。
届ける相手のニーズを満たすと、驚くほど伝わる
届ける相手を明確にしたら、セットで考えないといけないのが「その人のニーズは何だろう？」です。そのための1番の方法は「相手と話をすること」です。
相手の「言葉」「表情」「様子」などを観察し、相手が「いま求めているもの」に気づく必要があります。
相手に伝える情報には優先順位があります。
高いほうから、
1、相手のニーズを満たす情報
↓
2、相手が喜びそうな情報
↓
3、自分が伝えたい情報
この優先順位を意識して伝えることで、相手に話が伝わりやすくなります。
情報収集の段階から本質を見極める
本質とは「物事の根本的な性質や姿」のことです。本質まで情報収集することで、要約の制度が高まります。
本質を見抜くためには「観察力」「洞察力」を鍛える必要があります。
- 「観察力」とは、物事の様子など「目に見える情報」を注意深く見る力のこと
- 「洞察力」とは、目に見える情報をヒントに、その屋台骨となる「目に見えない本質」を見抜くことです。
「観察力」、「洞察力」を鍛えることで、物事の本質を知ることができ、要約力を高めることができます。
用件+結論優先型で伝える
プレゼンや、スピーチにはさまざまな型があり、次の流れを意識して相手に伝えることで、話が分かりやすくなります。
①用件（今から話す事柄の全体像）
↓
②結論（伝えたい事柄の大事な部分）
↓
③理由（結論の理由）
↓
④詳細（結論についての詳細）
この型をつかうことで、ビジネスやスピーチなど、あらゆる場面で役に立ち、相手にも伝わりやすくなります。
おわりに
「要約力」を高めることで、情報の整理や処理、コミュニケーションの能力が高まります。
そうすることで、仕事の効率や生産性があがり、相手に分かりやすく話を伝えることができます。
そのためには「情報収集」、「情報整理」、「情報伝達」の3ステップを意識することが大切になります。
最後まで見ていただき、ありがとうございました。
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